E-Mail-Korrespondenz organisieren

Rund 50 % ihrer Arbeitszeit verbringen Büroangestellte damit, ihre E-Mail-Korrespondenz zu sichten und zu beantworten. Der größte Teil davon arbeitet sie so ab, wie sie hereinkommt. Die Ergebnisse sind oft ernüchternd: Die wirklich wichtigen Sachen bleiben liegen. Die E-Mails werden nur ungenügend bearbeitet, was zu Nachfragen und damit zusätzlicher Arbeit führt und der Angestellte ist abends erschöpft.
Schuld daran ist die Euphorie der Anfangszeit des E-Mail-Verkehrs. Der Zwang, sofort alles beantworten zu müssen, ist nach wie vor in den Köpfen verankert und fördert die Hektik des Büro-Alltags.
Es geht auch anders. Mit einer guten Strategie können der Mail-Verkehr organisiert und der Angestellte entlastet werden.

Tipp Nr. 1: Legen Sie Zeiten für die Mail-Korrespondenz fest!

Sie kennen das sicher. Sie betreten morgens das Büro, fahren den Rechner hoch und werden von der Flut der E-Mails förmlich erschlagen. Das wäre kein Problem, wenn im Laufe des Tages nicht immer wieder Mails herein kommen würden, die Sie von der Arbeit abhalten.
Solche Ablenkungen vermeiden Sie, indem Sie Zeiten zum Abrufen und Bearbeiten der E-Mails festlegen. Wenn etwas wirklich wichtig ist, ruft Derjenige an oder spricht persönlich vor.
In der Anfangszeit fällt Ihnen diese Vorgehensweise sicher schwer. Mit der Zeit werden Sie aber feststellen, dass Sie mit dieser Strategie effizienter arbeiten.

Tipp Nr. 2: Ignorieren Sie CC-Mails

CC-Mails sind unter Kollegen weit verbreitet. Diese Art Mails dienen zur persönlichen Absicherung, führen aber zur Verwirrung und zusätzlicher Arbeit. Schieben Sie diese Mails in einen separaten Ordner. Sollten sie wirklich einmal akut werden, können Sie immer noch einen Blick in den Ordner werfen.
Sie selbst sollten sparsam mit den Cc-Mails und den Bcc-Mails in ihrer E-Mail-Korrespondenz sein. Überlegen Sie gut, wem Sie diese Mails schicken. Dabei sollte es sich nur um Kollegen handeln, für die diese Mail wichtig ist. Denken Sie daran, dass unnötige CC-Mails zu Rückfragen bei Ihnen führen, was für Sie wiederum mehr Arbeit bedeutet.

Tipp Nr. 3: Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen

Haben Sie schon einmal eine Mal von einem Kollegen mit dem Betreff „Wenn du magst“ bekommen? Ja? Was haben Sie getan? Sicherlich haben Sie diese E-Mail erst einmal beiseite geschoben und wichtigere Arbeiten erledigt. Wenig später erhielten Sie wahrscheinlich einen Anruf jenes Kollegen, der eine Antwort erwartete.
Sein Fehler! Hätte er einen treffenderen Betreff gewählt, hätten Sie sich früher seiner E-Mail gewidmet. Verwenden Sie deshalb immer eine aussagekräftige Betreffzeile wie „Einstellung Social Media Marketing Manager – Vorschläge“. So können Sie sich sicher sein, dass Ihre Anfrage sofort bearbeitet und beantwortet wird.

Tipp Nr. 4: Fassen Sie sich kurz

In den Anfangszeiten der Mail-Korrespondenz dienten Mails oft als Brief-Ersatz und besaßen einen riesigen Umfang. Im Berufsleben haben diese Umfänge nichts zu suchen. Hier hat niemand die Zeit, sich Romane durchzulesen und das Wichtige für sich rauszufiltern.
Verpacken Sie das Wichtige in ein oder zwei Zeilen, einer guten Anrede, der Schlussformel und natürlich einer aussagekräftigen Betreffzeile. Nicht nur Sie sparen Zeit. Auch der Leser erhält alle wichtigen Informationen auf einen Blick und antwortet schneller.

Tipp Nr. 5: Pro Mail ein Sachverhalt

In der Hektik des Alltags ist es schwierig, sich zu konzentrieren. Noch schwieriger wird es, wenn Sie Mails bekommen, in denen Sie Informationen zu mehreren Sachverhalten erhalten. Schreiben Sie deshalb pro Sachverhalt nur eine Mail und löschen Sie bei Antwort-Mails dazu nicht die Antworten. So können der Empfänger und Sie schneller durchlesen, was im Verlauf der Korrespondenz bereits geschrieben wurde. Die lästige Suche nach der richtigen Mail im Postfach wird gespart.

Tipp Nr. 6: Sortieren Sie wichtige Mails aus

Mails, die viel Zeit beanspruchen, sollten Sie in einen separaten Ordner schieben, den Sie später abarbeiten, wenn Sie mehr Muße dafür haben. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und fehlerhafte Mails.

Tipp Nr. 7: Tragen Sie keine Konflikte per  Mail aus

Haben Sie schon einmal erlebt, dass ein Streit per Mail erfolgreich ausgetragen wurde? Sicher nicht. Vermeiden Sie das Austragen von Konflikten per Mail. Greifen Sie lieber zum Hörer. So sparen Sie Zeit, hören die Stimme des Betreffenden und können so das Gesagte besser zuordnen. In der schriftlichen Kommunikation müssen Sie auf Stimme und Mimik verzichten. Es kommt zu Missverständnissen.

Tipp Nr. 8: Wichtige Mails nicht sofort versenden

Versenden Sie wichtige Mails nicht sofort. Legen Sie die Korrespondenz lieber für eine Stunde beiseite und schauen Sie dann noch einmal drüber. Sie werden sehen, dass Sie noch einige Fehler ausbügeln müssen.

Weitere Informationen erhalten Sie in meinen Schreibseminaren oder unter Diana.Kossack@textphilosophen.de bzw. telefonisch unter den angegebenen  Kontakten.